なたでぽぽ


カスタム検索

 

メールのマナー

適切な件名を付ける

用件が分かるような適切な件名を付けましょう。「こんにちは」とか「○○です!」みたいな件名だと、本文を読んでもらえない可能性もあります。また、間違っても件名の無いメールを送ってはいけません。

宛先を書く

誰に宛てたメールなのかをはっきりさせるため、一行目に必ず宛先を書きましょう。同じ人と何度かやりとりをしているときでも、省略せずに宛名を書くのがマナーです。Ccしている場合には、それも書いた方がいいでしょう。

自分の名前を書く

誰からのメールかをはっきりさせるため、自分の名前を名乗りましょう。署名に書いてあるからといって省略することはできません。あいさつと合わせて、「お世話になっております、○○です。」とか「○○です。いつもお世話になっております。」と書くと自然です。

1行の文字数は35文字程度まで

一行があまりに長いと、勝手に改行されて読みづらくなってしまうため、日本語全角文字なら35文字程度におさめましょう。句読点のところで適度に改行を入れると読みやすくなります。

適度に段落を区切る

数行おきに空白行を入れて段落を区切りましょう。ひとつの段落が5行を超えると読みづらくなってしまいます。

署名を入れる、ただし簡潔に

署名は必ず入れるようにしましょう。ビジネスメールであれば、名前、所属、役職、住所、電話番号は入れるのがマナーです。ただし、あまりに長い署名は邪魔になってしまいますので、多くても7行程度におさえましょう。記号などを使って多少飾り付けるのは構いませんが、やり過ぎには注意が必要です。また、一日に何度もメールをやり取りしている場合には、名前だけでも構いません。

用件をはっきりと書く

メールの用件は明確に書きましょう。「○○をお送りしますので、よろしくお願い致します。」という文面では、何をお願いしているのか分かりません。「○月×日までにお返事を頂ければと思います。」とか「〜をして頂ければ幸いです。」というように、要求ははっきりと書きましょう。それまでのやり取りから要求が自明である場合にも、改めて書いておいた方が間違いがありません。

To, Cc, Bccを適切に使い分ける

基本的に、自分の名前がToに入っている場合には、内容を確認して必要なら返事を書かなければいけませんが、Ccに入っている場合には、その義務はありません。メールを受け取る相手がこのルールに従っていることを想定して、適切に宛先を設定しましょう。

添付ファイルの容量に気を付ける

容量の大きいファイルを送りつけるのは相手にとって迷惑なので、添付ファイルの容量はせいぜい5MB程度にしましょう。それ以上のファイルを送りたい場合は、DVDに焼いて郵送するか、Dropbox宅ふぁいる便などのサービスを利用するようにして下さい。

メールを受け取ったら返信する

誰かからメールを受け取ったら、基本的には返事を書かないといけません。単なる連絡や報告であっても、相手は返事を待っているかも知れません。返事を出すべきかどうか迷ったら、とりあえず出しておく方が無難です。 返事をもらって怒る人はいませんが、メールを無視して信頼を失うことはあります。

HTML形式はNG

HTML形式は使わずテキスト形式でメールを書くようにしましょう。HTML形式のメールは、メールソフトによっては上手く表示できませんし、ウイルスの心配もあるため、マナー違反とされています。

開封通知機能は使わない

メールソフトによっては、開封通知を要求する設定ができますが、これは使わないようにしましょう。開封通知が届いたからといって相手が中身を読んだとは限りませんし、開封通知が来ないからといって読んでいないとも限りません。つまり無意味です。